12. Excel.

12.1 Sélection de données.

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- Question :

Je connais les raccourcis clavier pour les différents modes de sélection (tableau, ligne, colonne). Mais où se trouvent ces modes dans les menus, je ne les y ai pas vus ?

- Réponse :

il faut utiliser le menu (édition), ouvrir la boîte de dialogue « atteindre » (raccourci CTRL+T)

puis écrire, dans la zone d'édition, la plage à atteindre. Pour cela, on écrit l’adresse de la première cellule située en haut à gauche de la plage puis l’adresse de la dernière cellule située en bas et à droite. ces deux adresses sont séparées par deux points (par exemple a5:d12).

Les colonnes et les lignes sont des cas particuliers de plage. par exemple, pour sélectionner la colonne D, on écrit d:d, pour sélectionner la ligne 5, on écrit 5:5.

On peut ensuite nommer la plage sélectionner et l'atteindre par la suite avec CTRL+T et frapper le nom de la plage dans la zone d'édition.

Nota bene : les plages sur lesquelles on a travaillé restent mémorisées dans une zone à liste déroulante de la boite de dialogue atteinte par CTRL+T.

- Autre question : sélection de colonnes non contiguës.

Je voudrais sélectionner quelques colonnes d'un tableau sans l'aide de la souris, par exemple la colonne A, puis la C et la F. Quand j'utilisais la souris, je sélectionnais la colonne A, puis je me plaçais sur la colonne C et je faisais CTRL+CLIC GAUCHE de la souris et ainsi de suite.

Quelle est la solution sans la souris ?

- Réponse 1 :

Pour sélectionner les colonnes A, C, et F :

* il faut ouvrir la boite de dialogue « atteindre » du menu (édition) (avec F5, Ctrl+T ou avec la séquence Alt, E, T) ;

* dans la zone d’édition « références », écrire A1 deux-points A500 point-virgule C1 deux-points C500 point-virgule F1 deux-points F500 (point-virgule et deux-points sont à écrire avec la ponctuation et non pas en toutes lettres) ;

* avec Tab, il faut aller valider sur le bouton « ok. »

Dans ton tableau, les colonnes A, C et F seront sélectionnées.

- Réponse 2 :

J'ai trouvé une solution en utilisant le curseur Jaws :

* aller, avec le curseur Jaws, sur la règle des colonnes : A B C D etc. ;

* positionner le curseur sur la lettre correspondant à la première colonne à sélectionner (ici A) ;

* faire clic gauche souris (touche / du pavé numérique) : la colonne A est sélectionnée ;

* déplacer, avec Fld, le curseur sur la lettre correspondant à la deuxième  colonne à sélectionner (ici C) ;

* maintenir la touche Ctrl appuyée et faire clic gauche souris ;

* refaire la même chose pour la colonne F ;

* réactiver le curseur PC.

Les colonnes A, C et F sont sélectionnées.

- Réponse 3 :

Si on veut sélectionner les colonnes A, C et F :

* on se positionne sur une cellule quelconque de la colonne A puis, avec Ctrl+Esp, on sélectionne toute la colonne ;

* on fait MAJ+F8 pour que cette colonne reste sélectionnée quand on va se déplacer ;

* on se positionne sur une cellule quelconque de la colonne C et on fait Ctrl+Esp pour sélectionner toute la colonne ;

* on fait Maj+F8+F8 pour que la sélection soit conservée quand on va se déplacer ;

* on se positionne sur une cellule quelconque de la colonne F et on fait Ctrl+Esp pour sélectionner toute la colonne ;

* on fait Maj+F8+F8 pour que la sélection soit conservée quand on va se déplacer.

Les colonnes A, C et F sont sélectionnées.

12.2 Unités de mesure.

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- Question :

En quoi sont les unités de mesure de EXCEL : caractères, centimètres, pixels, etc ? Comment faire pour les modifier ?

- Réponse :

La largeur des colonnes est donnée en caractères en prenant comme référence la police par défaut de la feuille. On ne peut pas, semble-t-il, changer d'unité de mesure dans Excel.

12.3 Impression.

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- Question :

Comment, avec JAWS, peut-on se rendre compte ce que donnera l’impression d’un tableau EXCEL sur papier ?

Vaut-il mieux se mettre en formulaire actif ou inactif ? La lecture ne donne pas la même chose que l'on soit en formulaire actif ou en formulaire inactif. Par exemple, en formulaire inactif on a l'impression que tout tient dans la même colonne et pas en formulaire actif.

- Réponse :

Je dirai qu'Excel n'est pas un outil adapté à la création de tableaux statiques destinés à être imprimés.

La mise en page est beaucoup plus difficile à appréhender dans Excel que dans Word.

Excel est un outil de calcul avant tout. Lorsqu'on veut faire un tableau qui soit bien présenté à l'impression, cela demande de travailler en visuel pour contrôler la mise en page globale, le positionnement des lignes et des colonnes, l'homogénéité de la présentation, etc...

Je pense que pour des tableaux statiques il vaut mieux utiliser Word et ne s'orienter vers Excel que pour des tableaux comportant des formules.

Word est bien mieux interprété par Jaws et il possède toutes les fonctions nécessaires à un tableau statique (sélection de cellules, de colonnes, de lignes, insertion diverse, tri, etc...)

J'ai testé le tableau que vous m'avez fait parvenir et je comprends mieux vos questions sans pouvoir y apporter de réponses. Jaws est totalement inefficace dans cet exemple précis, même avec une plage Braille.

12.4 Pour pouvoir bien utiliser Excel avec Jaws.

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- Question :

Peut-on utiliser Excel avec Jaws ?

- Réponse :

Si vous n'utilisez Jaws qu'avec une synthèse vocale, il est indispensable que Jaws soit réglé, au niveau des ponctuations, sur «toutes.» Sinon, les formules seront incompréhensibles, à moins d'utiliser les flèches horizontales après avoir entendu le mot «tapez. » En effet, les parenthèses, les guillemets, les deux points, le point virgule... sont fréquemment utilisés pour des usages bien définis.
D'autre part, l'usage des chiffres étant omniprésent, il est évident que le pavé numérique doit toujours rester «actif. » Par conséquent, les touches «Origine, Fin, Page précédente, Page suivante, Insertion, Supprimer» ainsi que les 4 Flèches, n'appartiennent pas au pavé numérique.
Jaws se permet parfois d'interpréter les lettres à sa façon : «Multiplié par» au lieu de «X», «voir» au lieu de «C F», etc. Ce n'est pas très important mais il faut le savoir !

12.5 Situation dans une feuille de calculs.

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- Question :

Comment se situe-t-on dans une feuille de calculs ?

- Réponse :

Quand Excel est ouvert, les 4 flèches directionnelles permettent à Jaws de vous indiquer dans quelle «cellule» vous vous trouvez. Jaws annonce d'abord une ou deux lettres, pour indiquer la colonne (ce qu'on lit verticalement), puis un nombre de 1 à 5 chiffres qui est celui de la ligne, Appelée parfois aussi rangée (ce qu'on lit horizontalement.) Une cellule est donc l'espace défini par l'intersection d'une colonne et d'une ligne. Exemples : A1, B3, H18, Z225, AA1234, DF23468, etc. Et ce jusqu'à IV65536, soit 256 colonnes, et un maximum de 16.777.216 cellules (2 puissance 24.) C'est Excel qui me l'a dit !
Même si les lettres qui indiquent les colonnes sont généralement écrites en majuscules, ce qui est le cas ici, on peut très bien les taper en minuscules à l'intérieur des cellules.

12.6 Déplacement dans une feuille de calculs.

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- Question :

Comment se déplace-t-on dans une feuille de calculs ?

- Réponse :

On peut se déplacer dans une ligne soit grâce aux flèches gauche et droite, soit en utilisant TAB ou MAJ+TAB. On peut se déplacer dans une colonne grâce aux flèches haute et basse.

12.7 Écriture dans une cellule.

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- Question :

Comment peut-on contrôler ce qui est écrit dans une cellule ?

- Réponse :

Quand vous vous trouvez dans la cellule désirée, tapez le ou les mots choisis qu'on appelle généralement «libellé» ou le ou les nombres souhaités.
Si le nombre à taper est négatif, 2 possibilités s'offrent à vous : vous pouvez utiliser le signe «moins» du pavé alphanumérique (sous le 6) sans aucun problème ; si, toutefois, vous préférez celui du pavé numérique, ce signe «moins» devra obligatoirement être précédé d'un signe «+» qui n'apparaîtra pas à l'écran.
Pourquoi ? Je l'ignore ! C'est plus, en fait, une facétie de Jaws que d'Excel.
On ne peut vérifier et corriger ce qui vient d'être tapé dans une cellule, sans en sortir, que grâce au retour arrière, qui a, malheureusement, pour fonction d'effacer les caractères précédents ; les flèches, je vous le rappelle, contrairement à Word, servent uniquement à changer de cellule, sauf dans des cas très précis.  Il faut donc retaper ce qui vient d'être effacé.
Si, en relisant une cellule, après en être sorti, vous vous apercevez qu'il y a une erreur, faites F2. Comme dans Word, à l'aide des flèches gauche et droite, vous pourrez cette fois-ci modifier, ajouter ou supprimer tout ce qui sera nécessaire. Validez ensuite pour revenir dans votre tableau.
Toutefois, si le contenu de la cellule est très court (2 chiffres par exemple), vous aurez meilleur compte de le retaper entièrement.
Si, en relisant une cellule, vous appuyez malencontreusement sur une touche quelconque (y compris la barre d'espacement ou le retour arrière), la cellule se videra immédiatement du reste de son contenu. Pour remédier à cela, faites aussitôt CTRL+Z, ce qui annule la dernière opération et restitue ce qui était écrit auparavant. Sinon, il vous faudra retaper le contenu de la cellule intégralement. Si besoin est, CTRL+Y permet d'annuler une annulation.

La touche «supprimer» vide instantanément une cellule de son contenu.

- Autre question : écriture à la verticale.

Je ne me souviens plus de la manipulation pour écrire de haut en bas dans une cellule d'EXCEL. Quelqu’un pourrait-il me la remettre en mémoire ?

- Réponse 1 :

Si je comprends bien, vous cherchez à aligner du texte verticalement dans les cellules.

Pour ce faire :

* aller dans le menu (format) ;

* ouvrir la boîte de dialogue « cellule »

* aller dans l’onglet  « alignement » ;

* Tabulez pour aller cocher la case « orientation du texte » ;

* Tab pour aller valider sur le bouton « ok » ;

* écrivez le texte désiré, il se mettra à la verticale au moment du changement de cellule.

- Réponse 2 :

Moi, avec HALL, je fais Alt+Entrée et mon logiciel me dit « ligne vide. » Je peux alors écrire en dessous dans la même cellule.

- Autre question : écrire un numéro de téléphone.

Dans Excel, J'aimerais comprendre pourquoi, lorsque je tape un numéro de téléphone commençant par 0820, le zéro du début ne s'inscrit pas (ou ne se lit pas en tout cas.) Est-ce normal ?

- Réponse :

La colonne où tu mets tes numéros de téléphones doit être en format numérique. Il faut la mettre en format alphanumérique.

- Reprise de la question :

J'ai la version 2003 d’Excel.

Comment sait-on qu'une colonne est en format numérique ? Comment fait-on pour mettre une colonne en format alphanumérique ? Dans quel menu faut-il aller ?

- Réponse :

Pour savoir comment une cellule, une plage de cellules, une colonne sont formatées, il suffit d’y placer le curseur, puis d'ouvrir la boîte de dialogue « cellule » du menu (format.) Cette fenêtre comporte cinq onglets. L'onglet « nombre » est systématiquement activé par défaut. Jaws annonce automatiquement le formatage de la partie sélectionnée. La combinaison Inser+Tab répète cette annonce si besoin.

L'onglet « nombre » comporte une zone de liste dans laquelle devra être choisi le formatage recherché : standard, nombre, monétaire, comptabilité, pourcentage, texte ou spécial. Ce dernier étant choisi, Tab permet de se positionner dans une autre zone de liste pour choisir n° de Sécurité Sociale, n° de téléphone, etc.

Par défaut, un libellé alphabétique s'aligne à gauche, une valeur numérique se cadre à droite de la cellule.

Je vous rappelle qu'à l'adresse suivante :

http://www.avh.asso.fr/rubriques/clubs_info/infos.htm.

vous trouverez, entre autres, des documents traitant d'Excel.

12.8 Ouverture d’un fichier existant.

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- Question :

Y a-t-il des procédures à suivre lors de l’ouverture d’un fichier existant ?

- Réponse :

Dans Word, le nom de tous les fichiers se termine par .DOC ; le nom de tous les fichiers dans Excel se termine par .XLS. Si vous ouvrez un fichier déjà existant dans Excel, vous vous trouverez automatiquement à la cellule même où vous étiez la dernière fois que vous aviez sauvegardé ce fichier, alors qu'en ouvrant un fichier Word, on se retrouve toujours au début. Il est donc souvent utile de se replacer à la cellule A1 avec Ctrl+Orig avant de sauvegarder votre fichier.

12.9 Insertion d’une ligne ou d’une colonne.

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- Question :

Comment fait-on pour ajouter une ligne ou une colonne dans une feuille de calculs ?

- Réponse :

Pour insérer une ligne ou une colonne, placez-vous à l'endroit désiré puis ouvrez le menu (Insertion.) Avec Flb, allez jusqu'à «ligne» ou «colonne», puis validez.

- Autre question : l’insertion de lignes ne se fait pas.

Je n'arrive pas à insérer une ou plusieurs lignes dans un fichier .XLS existant ainsi que dans tous les nouveaux que j'ouvre. Lorsque je fais la commande Alt+I, le  message suivant s'affiche : « pour éviter la perte de données, Microsoft Excel ne peut pas déplacer de cellules non vides en dehors de la feuille. Essayez de supprimer ou d'effacer les cellules situées à droite et sous vos données. Puis sélectionnez la cellule A1 et enregistrez votre classeur pour redéfinir la dernière cellule utilisée. Ou bien déplacez les données et réessayez. » OK » bouton. »

Avez-vous une idée de ce qu'il faut que je fasse ? Peut-être quelque chose dans les Options ?

- Réponse 1 :

Pour insérer des lignes, Alt+I ne suffit pas :

* on se place dans une cellule de la ligne en dessous de laquelle on veut insérer une ligne vide ;

* on fait Alt+I pour ouvrir le menu (Insertion), on descend avec Flb jusqu'à la commande "Ligne" et on valide : une ligne nouvelle est insérée ;

* si on veut insérer d'autres lignes, il suffit de taper F4 qui répète la dernière manipulation.

Ceci correspond à Office 2003, mais doit fonctionner avec d'autres versions.

- Reprise de la question :

Effectivement il faut bien faire tout cela. Mais cela ne fonctionne que pour insérer une cellule ou une colonne. Si je veux insérer une ligne, j'ai le message précité..

J'ai la version Excel Premium 2000

- Réponse :

Je viens d'essayer avec un Excel 2000 Pro. Il n'y a pas de problème. La différence, par rapport à 2003, est que la ligne est créée 

au-dessus de la cellule et non en-dessous.

Avant de déclarer forfait, je propose une autre solution :

* se placer dans une cellule de la ligne située en dessous de celle que l'on veut insérer ;

* ouvrir le menu contextuel avec la touche Application, située entre Ctrl Droit et Touche Windows Droit ;

* descendre avec Flb pour aller valider sur la commande « Insérer... » ;

* avec Tab et Flb, choisir le bouton radio "ligne entière" et valider avec Entrée.

J'espère que ça fonctionnera, mais je n'y crois pas trop, car utiliser un menu contextuel équivaut à utiliser les menus généraux.

Il faudrait alors s'interroger sur le fichier Excel, savoir s'il est simple ou complexe. Il se peut que la présence de macros ou de zones verrouillées expliquent ces messages.

- Reprise de la question :

Effectivement le menu contextuel n'a pas donné de meilleurs résultats ! Tu as certainement raison, il doit y avoir quelque chose de coché quelque part, mais je ne connais pas assez ce logiciel pour m'y retrouver !

- Réponse :

Il faut vérifier que la feuille ou le classeur ne sont pas protégés.

- Reprise de la question :

Mon fichier n’est pas protégé. Cette anomalie ne se produit que sur mon annuaire perso (250 entrées) et je ne peux plus rien ajouter.

- Réponse 1 :

Si je comprends bien le message d'erreur, il semblerait que ton  tableau est plein, notamment les dernières lignes, ce qui, encas d'insertion de lignes, pourrait entraîner la suppression  de données. à vérifier.

On pourrait aussi faire une copie de cette feuille dans un nouveau classeur et voir si celui-ci est modifiable.

- Réponse 2 :

Il y a 65536 lignes possibles dans une feuille de classeur Excel. Pour connaître la cellule active la plus basse et la plus à droite, il faut faire Ctrl+Fin.

Pour Excel 2000, il y a au moins 16000 lignes disponibles donc ton fichier n’est pas plein. Pour vérifier que cette version n’est pas bridée, on peut faire l’essai suivant :

* faire un double de ce fichier ;

* sur ce double, supprimer les 5 dernières lignes de la feuille de calcul ;

* essayer d'insérer des lignes une par une sur la feuille : si ça fonctionne au début et que le message d'erreur apparaît à la cinquième ligne, la réponse sera claire. Dans ce cas, il faudra répartir l'annuaire sur deux feuilles de calcul d'un même classeur.

- Conclusion apportée par l’auteur de la question :

Enfin, la solution était la suivante :

* aller à la fin de mon fichier ;

* sur la dernière cellule du dernier champ, faire Maj+Ctrl+Origine pour tout sélectionner ;

* Ctrl+C pour copier ;

* ouvrir un nouveau classeur Excel et coller avec Ctrl+V.

Alors tout fonctionne normalement !

Le problème venait, qu'à force de bidouillages dans cette feuille, de copies et j'en passe..., cette feuille devait être bridée comme tu le suggérais.

Il ne fallait pas, dans ce cas, sélectionner la feuille en entier mais seulement à partir de la dernière cellule écrite jusqu'à la première.

Mon expérience vous évitera peut-être un jour de chercher pendant des heures ! Merci à tous pour votre aide.

12.10 Suppression d’une ligne ou d’une colonne.

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- Question :

Comment fait-on pour supprimer une ligne ou une colonne ?

- Réponse :

Pour supprimer une ligne ou une colonne, placez-vous à l'endroit désiré puis la séquence Alt, E, S ouvre la boîte de dialogue « supprimer » du menu (édition.) Choisir le bouton radio « ligne entière » ou « colonne » selon le cas, sélectionner le bouton « OK » et valider.

12.11 Tri dans une colonne.

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- Question :

Comment peut-on trier les données d’une colonne ?

- Réponse :

Si les données d'une colonne doivent être reclassées par ordre alphabétique ou numérique (ou l'ordre inverse), il faut «trier. » Pour cela, après avoir sélectionné la colonne concernée avec Ctrl+Esp, Allez au menu (données.) Jaws annonce «trier», validez.

Il faut d’abord choisir le bouton radio « étendre la sélection » ou « continuer avec la sélection en cours », puis avec Tab on sélectionne le bouton « trier... » et on valide. Tabulez jusqu'à choisir le bouton radio «croissant» ou « décroissant. » Dans les deux cas, validez sur le bouton « OK. » Tout sera classé selon vos désirs. Notez que les chiffres passent avant les lettres.

12.12 Modification de la largeur d’une colonne.

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- Question :

Comment peut-on modifier la largeur d’une colonne pour que la lecture des données soit complète ?

- Réponse :

Excel n'accepte des nombres réels que jusqu'à 11 chiffres, 10 s'il y a une virgule. A ce propos, il est dommage que le point du pavé numérique ne serve pas de virgule, c'eût été pratique !On peut, par contre, taper des mots ou un libellé d'une longueur illimitée. Si un libellé est trop long pour une cellule, Jaws ne le lira entièrement que si les cellules suivantes sont vides. Si elles sont pleines, Jaws ne lira que ce qui apparaît à l'écran, du moins si on relit la ligne entière avec Inser+Flh ou tout le tableau avec Inser+Flb. Ceci peut être corrigé en élargissant la colonne concernée. Pour cela, placez-vous dans la colonne désirée, choisissez le menu (format), descendez jusqu'à «colonne» et validez. Jaws indique le mot «largeur.» Validez. Jaws indique que la largeur d'une colonne est de 10,71 points (par défaut.) Modifiez ce nombre en tapant celui que vous désirez. Il arrive que les données précédentes ne s'effacent pas automatiquement ; dans ce cas, rassurez-vous, Jaws vous préviendra. Supprimez simplement les chiffres inutiles avant de valider. Il est possible de modifier la largeur de toutes les colonnes de manière égale, en utilisant la rubrique «largeur standard» au lieu de «largeur. » On peut également choisir «ajustement automatique» pour être certain que la colonne aura la largeur suffisante pour contenir le libellé le plus long d'une cellule de cette colonne. Pour cela, positionnez-vous, dans une colonne donnée, à la cellule qui contient le libellé le plus long,  puis choisissez «ajustement automatique» qui se trouve juste en dessous de «largeur. » Si vous ne savez pas quelle est la cellule la plus longue, sélectionnez toute la colonne à l'aide de Ctrl+Esp. Procédez de même pour d'autres colonnes s'il y a lieu.

12.13 Modification de la hauteur d’une ligne.

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- Question :

Peut-on modifier la hauteur d’une ligne pour diminuer la largeur totale de la feuille de calcul ?

- Réponse :

On peut également modifier la hauteur d'une ligne qui est, par défaut, de 12,75 points. Dans une cellule, Excel aligne de façon standard les libellés à gauche et les chiffres à droite. Si vous souhaitez modifier cela, avoir par exemple tout au centre, sélectionnez tout le tableau avec Ctrl+A, puis allez dans le menu (format.) Sélectionnez la commande « cellule... » et validez. Avec Fld on se place sur l’onglet «alignement.» Avec Tab on sélectionne  «horizontal» et on choisit « centré » dans la zone de liste déroulante et on valide. Si vous désirez qu'une colonne soit alignée différemment, sélectionnez-la entièrement avec Ctrl+Esp, et une fois dans «alignement», choisissez «gauche», «droite» ou «standard. »
On peut être amené, pour des questions de largeur de page, à écrire les libellés qui sont en tête de colonne, verticalement plutôt qu'horizontalement. Pour cela, après les avoir remplies tout à fait normalement, sélectionnez les cellules concernées avec Maj+Fld, ou éventuellement toute la ligne avec Maj+Esp. Allez dans le menu (format), sur la commande «cellule... » et validez. Dans l’onglet «alignement» tabulez jusqu'à «orientation.» Jaws annonce «0» (degré.) Tapez donc «90.» Tous vos libellés prendront leur place automatiquement.

12.14 Mise en évidence de la première ligne et de la première colonne par leur présentation.

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- Question :

Comment peut-on mettre en évidence la première ligne et la première colonne à l’aide d’une présentation particulière ?

- Réponse :

Si vous désirez que votre première ligne et votre première colonne soient écrites en caractères gras (par exemple), sélectionnez la première ligne avec Maj+Esp, puis allez dans le menu (format) et ouvrez la boîte de dialogue «cellule. » Choisissez l’onglet «police», faites Tab jusqu'à «style» et valider sur «gras» dans la zone de liste déroulante. Désélectionnez ensuite la ligne avec Flg jusqu'à la cellule A1. Immédiatement après, sélectionnez votre première colonne avec Ctrl+Esp puis faites Ctrl+Y, ce qui répète l’opération précédente. On peut ainsi choisir les styles « Normal», «italique» et «gras-italique. » On peut modifier de la même manière la police ou la taille des caractères. Il est indispensable de désélectionner une ligne avant de sélectionner une colonne (et inversement), sinon vous allez sélectionner tout le tableau.

12.15 Mise en page.

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- Question :

Peut-on utiliser la fonction « mise en page ? »

- Réponse :

La mise en page varie considérablement selon les tableaux et ceux qui les imaginent, ce qui ne facilite pas son explication. Pour y accéder, faites Alt, F, P pour ouvrir la boîte de dialogue « mise en page » du menu (fichier.) Je vous conseille ensuite de vous faire expliquer au moins une fois par une personne voyante tout ce qui est proposé : « portrait » ou « paysage », « réglage des marges », etc., options que l'on obtient avec Tab et les flèches. Vous pourrez alors procéder suivant vos goûts et vos besoins. Disons, quand même, que le quadrillage des cellules s'avère presque toujours nécessaire. Pour cela, placez-vous sur l’onglet «feuille», faites Tab jusqu'à «quadrillage», cochez cette case puis validez.

12.16 Répétition d’une donnée dans plusieurs cellules d’une même ligne ou d’une même colonne.

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- Question :

Peut-on éviter de re-taper une même donnée dans plusieurs cellules ?

- Réponse :

Si une ligne ou une colonne possède un libellé commun à plusieurs cellules, il n'est pas nécessaire de le retaper à chaque fois. Tapez la donnée dans la première cellule concernée, puis sélectionnez le nombre de cellules requis, (y compris la cellule originale), par Maj+Fld pour une ligne, Maj+Flb pour une colonne. Recopiez ensuite vers la droite avec Ctrl+D pour une ligne ou vers le bas avec Ctrl+B pour une colonne. Vos autres cellules se rempliront automatiquement.

12.17 Création d’une série de nombres, de dates, etc.

[Retour à l'index de Excel]

- Question :

Une série de nombres consécutifs ou de dates consécutives peut-elle se créer toute seule ?

- Réponse :

Excel permet de créer des séries : nombres, jours de la semaine, mois de l'année.
Pour les numéros d'ordre d'un classement, dans une colonne par exemple, tapez 1 dans la première cellule, 2 dans la suivante. Sélectionnez toutes les cellules concernées (y compris celle qui contient le 1) avec Maj+Flb. La séquence Alt, E, I, S ouvre la boîte de dialogue « séries » du sous-menu « recopier » du menu (édition.) Maj+Tab permet de choisir le type : sélectionnez le bouton radio «recopie incrémentée» et validez. Les chiffres suivants s'inscriront automatiquement.

De même, si une ligne nécessite des libellés tels que les jours de la semaine, tapez «lundi» dans la première cellule, «mardi» dans la suivante, sélectionnez le nombre de cellules nécessaire (incluant celle qui contient le lundi) avec Maj+Fld. On choisit à nouveau « recopie incrémentée » comme précédemment puis validez. Les jours suivants s'inscriront automatiquement.
Procédez de même pour «janvier», «février», etc.

12.18 Quelques formules.

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- Question :

Quels calculs peut-on faire avec Excel ?

- Réponse :

Dans ce paragraphe, nous verrons les opérations, quelques fonctions simples, quelques fonctions algébriques et de logique.

Excel vous propose de faire tous vos calculs comme par magie. Mais il faut savoir, tout d'abord, que lorsque vous appuierez sur le signe « égal » comme premier caractère d’une cellule, Jaws vous dira : «Entrez la formule puis appuyez sur entrée. »

a) Les opérations.

Ne surtout pas s'inquiéter si Jaws dit «tiret» ou «trait d'union» pour «moins», «astérisque» pour «multiplié», «barre oblique» pour «divisé. »

Essayons quelques exemples très simples.

* Imaginons que nous souhaitions faire 12 + 13 dans la cellule A1. Positionnez-vous à la cellule A1 et tapez : =12+13 puis validez. Le fait de valider vous ayant déplacé d'une ligne vers le bas, faites Flh pour lire la cellule a1. Jaws annoncera instantanément « 25 contient formule A1», comme chaque fois qu'il y aura une formule dans une cellule.
* Imaginons que nous souhaitions faire 12 + 13 – 14 dans la cellule B1. Positionnez-vous sur b1 puis tapez : =12+13-14 et validez, puis Flh pour relire. Jaws annoncera 11.
* Imaginons que nous souhaitions faire (12 + 13 – 14) * 15 dans la cellule C1. Placez-vous à C1 et tapez : =(12+13-14)*15 puis validez, puis Flh. Jaws annoncera 165. Attention ! Si vous oubliez les parenthèses, Excel vous calculera :
12 + 13 - (14 * 15), soit 25 - 210 ; le  résultat annoncé sera donc -185.
* Imaginons que nous souhaitions faire (12 + 13- 14) * 15 / 11 dans la cellule D1. Allez à D1 et tapez : =(12+13-14)*15/11, validez, puis Flh et Jaws annoncera 15.
Les coordonnées d'une cellule peuvent très bien remplacer un nombre. Pour les 4 exemples précédents, on pourrait aussi écrire dans A1 : =12+13, dans B1 : =(A1-14), dans C1 : =(B1*15) et dans D1 : =(C1/11) sans oublier entrée et Flh.
Attention ! Si vous effectuez une soustraction ou une division sans la faire précéder du signe « égal », Excel vous inscrira automatiquement une date si les nombres sont compatibles. Si vous voulez vraiment deux nombres séparés par un tiret ou une barre oblique (un score de football par exemple), faites précéder le premier nombre d'un espace ou d'une apostrophe qui, rassurez-vous, n'apparaît pas à l'écran.
* Imaginons que nous souhaitions faire la somme, la différence, le produit ou le quotient des cellules A1 et A2 dans la cellule A3. Positionnez-vous à la cellule A3 puis tapez, selon les cas : =A1+A2, =A1-A2, =A1*A2 ou =A1/A2, validez et Flh. Si vous êtes amené ultérieurement à changer les données de A1 ou A2, le contenu de A3 sera immédiatement et automatiquement modifié.
b) Quelques fonctions algébriques.

* Imaginons que nous souhaitions faire 4 élevé à la puissance 3 dans la cellule E1. Placez-vous à E1 puis tapez : =puissance(4;3), validez et Flh. Jaws annoncera 64. Le point-virgule sert à séparer deux éléments distincts d'une même formule.
* Imaginons encore que nous souhaitions faire la racine carrée de 2 dans la cellule F1. Une fois dans F1, tapez : =racine(2), validez et Flh. Jaws annoncera : 1,414213562.
Rappelez-vous qu'une racine cubique, quatrième, etc., équivaut à « puissance 1/3 », « puissance ¼ », etc.
* On calcule un logarithme comme une racine en remplaçant simplement le mot «racine» par «ln» pour un logarithme népérien, «log» pour un logarithme en base 10.
* Si la cellule A11 est égale à la racine carrée de A10, cherchez la cellule A11 puis tapez : =racine(A10), validez et Flh. Jaws vous en donnera le résultat.
* Si la cellule A12 est égale à A11 à la puissance A10, une fois à A12, tapez : =puissance(A11;A10), validez et Flh pour relire.
c) Quelques fonctions simples.

Si la cellule A10 correspond à la somme, au produit, à la moyenne, etc., des cellules A1 à A9, positionnez-vous à la cellule A10 puis tapez : =somme(A1:A9), =produit(A1:A9), =moyenne(A1:A9) etc., validez et Flh pour relire la cellule. Les deux points indiquent à Excel de quelle cellule à quelle cellule il faut additionner, multiplier, calculer la moyenne, etc.
Si vous voulez connaître la somme totale de toutes les cellules d'un tableau comprenant déjà 100 cellules définies, par exemple, par 10 lignes et 10 colonnes, après avoir choisi une cellule vide en dehors du tableau, tapez : =somme(A1:J10), validez et Flh. Excel ayant calculé la somme sur toute la surface du tableau, Jaws vous en donnera le résultat.
d) Quelques fonctions de logique.

Trois autres fonctions sont souvent utiles. Ce sont les fonctions «Si», «Et», «Ou. »
* Exemple 1 : dans la cellule A13 on écrit : =si(A12=100;"Oui";"Non") ; il faut comprendre que si la cellule A12 est égale à 100, alors il sera écrit «Oui» dans la cellule A13, sinon il sera écrit «Non». Bien entendu «100», «Oui» et «Non » peuvent être un nombre, les coordonnées d'une cellule ou un libellé quelconque. Dans ce dernier cas, le libellé doit être écrit entre guillemets.
* Les fonctions «Et» et «Ou» sont un peu différentes car elles écrivent la réponse «Vrai» ou «Faux. »
* Exemple 2 : dans la cellule A14 on écrit : =ou(A12=100;A11=10) ; si donc la cellule A12 égale 100 ou bien la cellule A11=10, il sera écrit «Vrai» dans la cellule A14, sinon «Faux.» De même «100» et «10» peuvent être des nombres, des Coordonnées de cellules ou des libellés écrits entre guillemets.
* La fonction «Et» est du même format que la fonction «Ou.» Exemple 3 : dans la cellule A14 on écrit : =et(A12=100;A11=10) ; si donc la cellule A12 égale 100 et la cellule A11=10, il sera écrit «Vrai» dans la cellule A14, sinon «Faux.»

12.19 Autres formules.

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- Question :

Où peut-on trouver les autres formules disponibles ?

- Réponse :

Excel propose beaucoup d'autres fonctions (quelques 234), toutes aussi différentes que passionnantes. Pour en avoir la liste, choisissez le menu (insertion) puis descendez jusqu'à «fonctions» et validez. Grâce à Maj+Tab, arrivez à «catégories de fonctions.» Il en existe 11 que vous trouverez dans une liste. Ce sont : les dernières utilisées, toutes, finances, date & heure, maths & trigo, statistiques, recherche & matrices, bases de données, texte, logique, informations.
A l'aide de Tab et Maj+Tab, on accède aux deux listes : « catégories de fonction» et «nom de la fonction.» Vous pourrez ainsi choisir ce qui vous intéresse, suivant vos envies, vos besoins, vos connaissances. Vous pouvez obtenir des explications souvent détaillées sur chaque fonction en appuyant simplement sur F1. Une fois l'explication donnée, faites Echap pour revenir à la liste des fonctions.

12.20 Correction d’une formule.

[Retour à l'index de Excel]

- Question :

Comment peut-on corriger une formule qui est déclarée erronée ?

- Réponse :

Si, par hasard, Jaws vous annonce qu'il y a une erreur dans la formule, faites Echap. Les flèches reprennent alors le rôle qu'elles tiennent habituellement dans Word. Reculez jusqu'au signe égal, supprimez-le. La formule se transforme alors en texte que vous pouvez aisément effacer. Ensuite, faites de nouveau Echap pour revenir dans votre tableau et retaper votre formule correctement.

- Autre question : retrouver une formule utilisée.

Comment peut-on accéder à la formule contenue dans une cellule sans avoir à la retaper complètement ?

- Réponse :

Précaution : dans Excel, assurez-vous que Jaws annonce toutes les ponctuations.

Pour afficher le libellé d'une formule, après avoir placé le curseur dans la cellule contenant la formule, pressez la touche F2. Vous trouvez alors en mode édition, le curseur positionné sur le dernier caractère de la formule. Utilisez les flèches de déplacement horizontal afin d'opérer les vérifications et les éventuelles corrections.

Pour éviter de retaper la formule, il faut la sélectionner avec la combinaison Maj+Ctrl+Flb, puis on la copie dans le presse-papiers avec Ctrl+C, enfin quand on veut l'inscrire dans une autre cellule, faire Ctrl+V.

Si la formule n’est pas modifiée, Echap fait revenir au résultat calculé par celle-ci.

Si la formule est modifiée, on valide avec Entrée et on se retrouve sur la cellule située au-dessous.

12.21 Modification du nombre de chiffres décimaux.

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- Question :

Comment peut-on choisir le nombre de chiffres décimaux dans un résultat ?

- Réponse :

Lors du calcul d'un quotient, d'une moyenne, d'une racine, etc., Excel peut vous afficher jusqu'à 9 décimales. C'est souvent beaucoup trop ! On peut facilement réduire ce nombre à 1, 2, 3 ou 4, ce qui est largement suffisant dans la plupart des cas. Pour cela, sélectionnez les cellules concernées. La séquence Alt, T, C ouvre la boîte de dialogue « cellule » du menu (format.) Choisissez l’onglet «nombre», Tab place sur «catégories» et on choisit «nombre» dans la liste. Là, Jaws annonce «-1234,10. » C'est l'exemple d'un nombre à 2 décimales, ce qu'Excel propose toujours par défaut. Si cela vous convient, validez. Si vous souhaitez un nombre de décimales différent, tabulez jusqu'à «nombre de décimales» et tapez le nombre souhaité. Vous pouvez également le choisir grâce aux flèches verticales. Si c'est 4, par exemple, vous entendrez Jaws lire «-1234,3210»,
c'est-à-dire un nombre avec 4 décimales. Validez, et vous aurez le nombre de décimales requis.

12.22 Répétition de formules identiques.

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- Question :

Peut-on éviter de retaper une formule qui s’exécute de la même façon à différentes lignes ou colonnes ?

- Réponse :

La cellule A10 étant égale à la somme des cellules A1 à A9, si la cellule B10 est égale à la somme des cellules B1 à B9,

positionnez-vous à la cellule  A10 et tapez : =somme(A1:A9), validez et Flh. Copiez-la avec Ctrl+C, puis déplacez-vous à la cellule B10, puis collez avec Ctrl+V. Si plusieurs colonnes successives demandent le même traitement, après avoir copié la formule en A10, sélectionnez autant de cellules qu'il vous sera nécessaire, avec Maj+Fld, puis faites entrée. Tous vos calculs seront effectués instantanément. On peut aussi sélectionner toute une ligne grâce à Maj+Esp.
Tout ce que nous venons de réaliser dans une ou plusieurs colonnes, peut être exécuté de la même façon dans une ou plusieurs lignes. Ainsi, J1 peut très bien être égale à la somme des cellules A1 à I1. Si J2 est égale à la somme de A2 à I2, procédez alors de la même manière. Une fois à J1, tapez : =somme(A1:I1), validez et Flh. Copiez J1 puis collez-la à J2. Si plusieurs lignes sont similaires, copiez J1, puis sélectionnez autant de cellules que vous voulez avec Maj+Flb et validez. Si le nombre de lignes est vraiment important, (plus de 23), sélectionnez à l'aide de Maj+PgSuiv. On peut aussi sélectionner toute une colonne grâce à Ctrl+Esp.

12.23 Quelques raccourcis clavier.

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- Question :

Quels sont les principaux raccourcis clavier disponibles dans Excel ?

- Réponse :

* F2 permet d'entrer dans une cellule pour la corriger.
* F5 permet d'atteindre une cellule choisie. On tape les coordonnées de la cellule désirée, on valide et le curseur se pose dans la cellule souhaitée.
* Ctrl+Orig vous amène à la première cellule.
* Ctrl+FIN vous amène à la dernière cellule.
* Inser+C vous indique la cellule dans laquelle vous vous trouvez actuellement.
* Flg+Fld ou Flh+Flb, voire les 4 flèches en même temps, permettent d'obtenir le contenu et les coordonnées de la cellule courante.
* Inser+Flh permet de relire toute une ligne.
* Inser+Flb vous permet de lire tout le tableau.
* Ctrl+F2 vous redonne le détail d'une formule.
* Inser+H vous donne, comme dans Word, une liste impressionnante de raccourcis en tous genres.
* Inser+Z, et non Inser+W comme l'annonce Jaws, qui, en fait, confond les claviers «AZERTY» et «QWERTY», vous donne d'autres raccourcis intéressants. Cette confusion se retrouve également lorsque Jaws propose les raccourcis «Windows» et «Word. »
* De plus, tous les raccourcis habituellement utilisés dans Word sont aussi valables pour Excel (F7 pour «orthographe», F12 pour «enregistrer sous», etc.)
* En principe, une flèche doit permettre à Jaws de lire la cellule recherchée et son contenu. Mais, parfois, Jaws se met à  débiter à toute vitesse une ou plusieurs lignes successives, entièrement ou partiellement selon la cellule dans laquelle on se trouve, pour finalement s'arrêter à celle-ci. Cela complique terriblement le fait de localiser cette cellule et d'en vérifier le contenu. Ceci arrive surtout quand il y a beaucoup de formules. Pour remédier à cela, passez à la feuille suivante, grâce à Ctrl+PgSuiv, puis revenez immédiatement à la  feuille en cours, grâce à Ctrl+PgPréc. Jaws se calmera pour un temps !

* CTRL+INSER+F4 : ferme le compagnon office ;

* CTRL+INSER+V : lecture de la version d'Excel ;

* CTRL+Page précédente : atteindre la feuille de calculs précédente ;

* CTRL+Page suivante : atteindre la feuille de calculs suivante ;

* ALT+Page précédente : atteindre l'écran précédent ;

* ALT+Page suivante : atteindre l'écran suivant ;

* TAB : atteindre la cellule suivante ;

* MAJ+TAB : atteindre la cellule précédente ;

* F2 : donne le focus à la cellule courante ;

* CTRL+F2 : lecture de la formule de la cellule courante ;

* ALT+1 (pavé alphanumérique) : lecture de la première cellule de la colonne courante ;

* ALT+2 (pavé alphanumérique) : lecture de la deuxième cellule de la colonne courante ;

* ALT+3 (pavé alphanumérique) : lecture de la troisième cellule de la colonne courante ;

* ALT+4 (pavé alphanumérique) : lecture de la quatrième cellule de la colonne courante ;

* ALT+MAJ+C : lecture du titre de la colonne courante ;

* ALT+MAJ+R = lecture du titre de la rangée courante ;

* INSER+SUPPR : lecture du total de la rangée courante ;

* INSER+entrée : lecture du total de la colonne courante ;

* SUPPR : supprime le contenu de la cellule courante ;

* INSER+TAB : lecture du contenu de la cellule courante ainsi que ses coordonnées ;

* INSER+C : lecture des coordonnées de la cellule courante ;

* CTRL+MAJ+A : activer le filtre pour les cellules sélectionnées ;

* INSER+F7 : activer le correcteur orthographique ;

* CTRL+MAJ+L : rassemble les liens d'une même feuille afin d'en faciliter l'utilisation ;

* CTRL+E : centrer le texte ;

* CTRL+U : active/désactive le mode soulignement ;

* CTRL+I : active/désactive le mode italique ;

* CTRL+G : active/désactive le mode gras ;

* ALT+MAJ+G : lecture de l'état du quadrillage de la feuille ;

* CTRL+espace : sélectionner la colonne courante ;

* CTRL+MAJ+8 : sélectionner la région de données courante ;

* MAJ+espace : sélectionner la rangée courante ;

* ALT+= (égal) : définir une somme automatique ;

* CTRL+INSER+entrée : configurer la colonne pour le total ;

* CTRL+INSER+SUPPR : configurer la rangée pour le total ;

* CTRL+MAJ+T : configurer le titre d'une colonne ;

* CTRL+MAJ+R : configurer le titre d'une rangée ;

* CTRL+Flh : atteindre la bordure supérieure de la région de données courante ;

* CTRL+Flb : atteindre la dernière cellule de la région de données courante ;

* CTRL+Flg : atteindre la première cellule de la région de données courante ;

* CTRL+FIN : atteindre la dernière cellule de la feuille ;

* CTRL+ORIG : atteindre la première cellule de la feuille ;

* CTRL+MAJ+SUPPR : efface les définitions de toutes les cellules ;

* CTRL+point-virgule : insertion de la date système dans la cellule ;

* CTRL+MAJ+point-virgule : insertion de l'heure système dans la cellule ;

* ALT+MAJ+apostrophe : lecture du commentaire de la cellule courante ;

* CTRL+MAJ+apostrophe : lecture des cellules contenant un commentaire dans l'écran visible ;

* ALT+MAJ+H : lecture du lien associé à la cellule courante.

12.24 Quadrillage visible ou invisible à l’écran et en impression.

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- Question :

Comment rend-on le quadrillage visible ou invisible à l’écran et en impression ?

- Réponse :

a) Quadrillage apparaissant à l'écran.

La grille n'est pas un encadrement qui apparaîtra à l'impression, elle sert simplement de repère.

Pour mieux voir ses propres encadrements, il est possible de la décocher.

Pour faire apparaître ou ne pas faire apparaître la grille :

* Alt, O, O ouvre la boîte de dialogue « option » du menu (outils) ;

* on se place sur l’onglet « affichage » ;

* cocher ou décocher l'item « quadrillage. »

Cela ne se fera que sur la feuille de calcul active.

b) Quadrillage à l’impression.

Même si le quadrillage n'apparaît plus à l'écran, il sera imprimé.

Apparition ou non-apparition du quadrillage à l'écran :

* Alt, F, P ouvre la boîte de dialogue « mise en page » du menu (fichier) ;

* on se place sur l’onglet « feuille » ;

* cocher ou décocher l’item « quadrillage. »

12.25 Modification de l’aspect d’une cellule.

[Retour à l'index de Excel]

- Question :

Quelles modifications peut-on faire sur l’aspect d’une cellule ?

- Réponse :

a) Sélection des cellules :

* Ctrl+T ouvre la boîte de dialogue « atteindre » du menu (édition) ;

* on tape la zone concernée, par exemple : a1:J10 et on valide.

b) Matérialisation du pourtour :

* Alt, T, C ouvre la boîte de dialogue « cellule » du menu (format) ;

* on doit se trouver sur l’onglet « nombre » ; avec Ctrl+Tab chercher l’onglet « bordure » ;

* Tabuler d'abord jusqu'à « couleur » et y entrer si l'on veut changer de couleur (je crois que la couleur par défaut est noire, mais je ne sais pas) ;

* Tab jusqu'à « contour présélectionné » et valider ; puis continuer avec Tab et valider sur le bouton « OK. »

c) Matérialisation des lignes intérieures :

* Alt, T, C ouvre la boîte de dialogue « cellule » du menu (format) ;

* on doit se trouver sur l’onglet « nombre » ; avec Ctrl+Tab chercher l’onglet « bordure » ;

* tabuler jusqu’à « couleur » ; on peut y entrer pour la modifier ;

* Tab jusqu'à « bouton » et valider ici ; on tabule de nouveau et on valide sur « OK. »

d) Coloration des cellules.

En principe les cellules sont transparentes. Si l'on veut les teinter, faire :

* Alt, T, C ouvre la boîte de dialogue « cellule » du menu (format) ;

* on se place sur l’onglet « motif » ;

* avec les flèches, choisir la couleur dans la zone « motif de palette de couleurs» et on valide.

12.26 Lecture d’un nombre négatif avec Jaws 5.0.

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- Question :

Un stagiaire a constaté que, dans Excel, le nombre "-3,10" était lu "minus trois virgule un zéro." Il a la version 5.0 de Jaws.

Un autre stagiaire, plus doué en anglais que moi, à qui je relatais ce fait, m'a répondu que minus était la prononciation du signe moins en anglais. Cela me rappelle qu'on m'a dit que la traduction de Jaws en français n'était pas terminée.

L'un d'entre vous pourrait-il me confirmer que le problème vient de là ?

- Réponse :

Oui, effectivement, minus est bien la traduction de notre signe moins. Pour ce qui est du nombre 3,10 lu « 3 , 1 0 », il ne faut pas choisir « toute » pour l’item « ponctuation » de la boîte de dialogue « options synthèse vocale » du menu (modifier options) dans le configurateur d’Excel.

12.27 Lecture continue d’un classeur.

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- Question :

Dans Word, j'utilise la combinaison Inser+Flb (touche 2 du pavé numérique) pour lire l'ensemble du texte. Existe-t-il une fonction équivalente dans Excel ?

Pour l'instant, je me déplace de cellule en cellule avec les flèches de direction mais dans le cas où une information se trouverait, par exemple, dans la cellule C6, celle-ci peut m'échapper.

- Réponse :

Il semble que la commande Inser+Flb ne fonctionne que de manière aléatoire dans Excel, et encore faut-il que, dans la rubrique « dire tout », « par phrase ou par paragraphe » soit sélectionné.  Il faut que la lecture débute au niveau des libellés de colonnes

A-B-C... Une meilleure solution, est de lire par ligne avec Inser+Flh (touche 8 du pavé numérique) ou encore de se positionner directement au bon endroit, au moyen de la commande F5 en y indiquant les coordonnées de la région à atteindre.

N'oubliez pas de vous positionner en début de fichier avec Ctrl+Orig car, lorsque le fichier s'ouvre, le sélecteur est positionné dans la dernière cellule accédée lors de la session de travail précédente.

Il est aussi préférable que l'arrêt de défilement soit inactif (touche centrale du groupe de 3 touches de la rangée supérieure du clavier.)

12.28 Les filtres.

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- Question :

Pourriez-vous m'expliquer comment on peut faire, dans Excel, un filtre de plusieurs lignes ou plusieurs colonnes à la fois ?

- Réponse 1 :

Les données d'une feuille de calcul peuvent être filtrées, permettant à l'utilisateur d'obtenir un affichage répondant à ses besoins. La feuille de calcul est alors comparable à une base de données : chaque ligne étant un enregistrement, les en-têtes de colonnes étant des noms de champs.

* Pour filtrer les données, placez le sélecteur sur l'en-tête de la colonne contenant les cellules sur lesquelles devront s'appliquer le ou les critères de sélection et étendez la sélection sur la plage ou la colonne entière.

* Dans le menu (données), ouvrez le sous-menu « filtre » puis validez sur « filtre automatique. » Le sélecteur est alors positionné sur le titre de la colonne concernée, la combinaison Alt+FLECHE BASSE ouvre une liste déroulante. Déplacez-vous, au moyen de Flb, sur « personnalisé... » Ouvrez cette boîte de dialogue, Jaws vous rappelle les coordonnées de la plage de cellules sélectionnées.

* A l'ouverture de cette boîte de dialogue, faites Maj+Tab puis Flb pour sélectionner vos critères dans une liste déroulante qui s'ouvrira à l'aide de la combinaison Alt+Flb.   On y trouvera : « égal à », « inférieur à », « inférieur ou égal à », « différent de », « contient », « ne contient pas », etc. Validez sur votre choix.

* Tabulez pour vous positionner dans la zone de saisie de l'argument à prendre en compte par le filtre (valeur numérique ou texte.) Si vos critères de filtres se situent dans un intervalle entre deux valeurs numériques,  si votre filtrage  le nécessite, tabulez pour choisir l'opérateur « et/ou » par la flèche de déplacement (boutons radio.) Tabulez à nouveau pour saisir votre second critère, puis une seconde valeur ou argument textuel.

* Tabulez une fois encore puis validez sur « OK », seules les informations répondant aux critères que vous avez mentionnés devraient être à présent affichées. Pour retrouver l'affichage initial, faites la combinaison Alt+Flb, comme précédemment ; puis, avec Flb, sélectionnez et validez sur « TOUS » : toutes les données seront à nouveau visibles.

Le filtrage masque les lignes contenant les cellules dont les données ne répondent pas aux critères sélectionnés.

Le sous-ensemble ainsi obtenu peut être modifié, mis en forme, imprimer ou faire l'objet d'un nouveau filtrage sur une autre colonne.

Je pense qu'il n’est pas possible de procéder à un filtrage de plusieurs colonnes/lignes simultanément. Il faut procéder à des filtrages successifs.

- Réponse 2 :

L'explication de Jean sur l'utilisation du filtre automatique m'a paru très claire, mais je dois préciser qu'il est possible de faire un filtrage sur plusieurs colonnes à la fois, au moins avec Excel 2002. Je l'ai vérifié sur un listing destiné à du publipostage.

Supposons que les en-têtes de colonnes portent les noms : civilité, prénom, nom, adresse, code, ville. Je peux demander de ne sélectionner que les dames habitant en Charente.

Je ferai pour la colonne "civilité" le choix Madame, et pour la colonne "code" le choix "personnalisé", puis "supérieur ou égal à 16000 et inférieur à 17000."

Il ne me semble pas qu'on puisse faire un filtrage sur les lignes avec Excel.

Enfin, quelques mots sur le filtrage élaboré. Il est plus difficile à mettre en oeuvre que le filtrage automatique, mais il donne la possibilité de copier les lignes sélectionnées ailleurs dans la feuille ou sur une autre feuille. Dans ce cas (le seul qui justifie son utilisation par rapport au filtre automatique), il faut définir une zone de critères, une zone des données et une zone de copie du résultat du filtrage, et ceci au moyen d'une boite de dialogue.

12.29 Modification de la police et de la taille.

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- Question :

Peut-on modifier la police et la taille dans EXCEL ?

- Réponse 1 :

Vérifiez d’abord que, dans le menu (Affichage), dans le sous-menu « Barres d'outils », « Standard » et « Mise en forme » sont cochées.

* Alt place sur la barre de menu ;

* en faisant deux fois Ctrl+Tab, on se trouve sur la barre d’outils « mise en forme » et on entend « zone de liste déroulante » pour choisir la police ;

* ensuite flèche gauche permet de modifier la taille.

Lorsque l'on pratique de cette façon, on utilise la même technique qu'un voyant car on se déplace sur les icônes de la barre d'outils.

- Réponse 2 :

Avec la méthode indiquée par Bruno, on peut changer la police, la taille ou la couleur des caractères dans une cellule ou un ensemble de cellules qu'on aura sélectionnées auparavant.

Si c'est pour changer les valeurs par défaut dans les classeurs Excel, aller dans le menu (Outils), ouvrir la boîte de dialogue « Options » et se placer dans l’onglet « Général. » On peut y trouver par des Tab successives les listes déroulantes permettant de choisir la police et la taille, ainsi que le dossier par défaut.

Les modifications seront prises en compte au prochain lancement de Excel.

- Réponse 3 :

Pour ceux qui préfèrent les menus, allez dans le menu (Format), ouvrez la boîte de dialogue « Cellules » (raccourci Ctrl+1), choisissez l'onglet « Polices » et vous retrouvez une boîte de dialogue qui ressemble à celle de Word.

Pour appliquer une police spécifique à plusieurs cellules, sélectionnez-les auparavant.

12.30 Transformation d’un classeur en un document texte.

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f- Question :

Je pensais pouvoir reprendre un fichier .XLS en texte, mais je ne trouve pas l'option et pourtant je l'ai déjà fait. Quelqu'un aurait-il une idée ?

- Réponse 1 :

Pour faire cette transformation, il faut ouvrir le fichier .XLS, faire un copier-coller pour le mettre dans un document Word. Pour le convertir en texte, il suffit alors de faire Inser+F5.

- Réponse 2 :

Pour transformer un fichier .XLS en fichier texte, faire Alt, F, R (ou F12) pour ouvrir la boîte de dialogue « enregistrer sous » du menu (fichier.) Aller, avec Tab, dans la liste déroulante "type de fichier". Choisir « texte .TXT. » Le nouveau fichier, au format .TXT,  sera ouvert avec le bloc-notes.

12.31 Manipulations sur les feuilles de calculs : sélectionner, renommer, déplacer...

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- Question :

J'aimerais savoir comment il est possible de sélectionner une ou plusieurs feuilles dans Excel sans utiliser la souris(pour faire des changements dans toutes les feuilles à la fois ou pour renommer une feuille, par exemple.)

- Réponse :

* Pour renommer une feuille, il faut faire Alt, T, F pour aller valider sur la commande « renommer feuille » du sous-menu « feuille » du menu (format.) Par défaut, le nom de la feuille est « feuille X » (X étant son numéro.) On tape le nouveau nom de la feuille et on valide.

* Pour déplacer une feuille, il faut faire Alt, E, D pour ouvrir la boîte de dialogue «déplacer ou copier une feuille » du menu (édition.)

* Pour sélectionner toute une feuille, il suffit de faire la combinaison Ctrl+A. Le raccourci Ctrl+C permet, ensuite, de la copier.

12.32 Changement de feuille de calculs.

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- Question :

Comment fait-on pour passer d’une feuille de calculs à une autre dans un classeur ?

- Réponse 1 :

* Ctrl+PgPréc permet de passer à la feuille précédente ;

* Ctrl+PgSuiv permet de passer à la feuille suivante.

- Réponse 2 :

* Ctrl+Maj+S ouvre une boîte de dialogue qui donne la liste des feuilles de calculs du classeur ;

* on y choisit la page désirée et on valide (le bouton « ok » est sélectionné par défaut) : on se trouve sur la feuille choisie.

12.33 Lecture des titres des colonnes.

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- Question :

Lorsque je déplace le curseur dans une colonne, j’aimerais que le titre de cette colonne soit prononcé. Comment faire ?

- Réponse :

Il y a plusieurs solutions.

a) Les titres sont situés sur l’une des quatre premières lignes.

Les raccourcis Alt+1 (pour la première ligne), Alt+2 (pour la seconde ligne), Alt+3 (pour la troisième ligne) et Alt+4 (pour la quatrième ligne) lisent le contenu de la première (seconde, troisième, quatrième) cellule de la colonne dans laquelle se trouve le curseur. Il suffit que le titre soit écrit dans la cellule choisie.

b) Avec la boîte de dialogue « ajuster la verbosité Jaws. »

* Placer le curseur sur la ligne qui contiendra les titres des colonnes ;

* ouvrir cette boîte de dialogue avec le raccourci Inser+V ;

* pour l’item « lecture des titres », choisir avec Esp « lecture des titres des colonnes » ;

* appuyer sur Esp en étant sur l’item « définir les titres de colonne à série de lignes » ;

* appuyer sur la touche Entrée pour refermer la boîte de dialogue : le changement des paramètres est enregistré.

c) Avec les raccourcis clavier.

* Placer le curseur sur la ligne qui contiendra les titres des colonnes ;

* ALT+CTRL+MAJ+C fixe les titre des colonnes à cette ligne ;

* quelle que soit la position du curseur dans la colonne, le raccourci ALT+MAJ+C lit le titre de cette colone.

12.34 Donner un nom à une cellule ou à une plage de cellules.

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- Question :

Comment fait-on pour donner un nom à une cellule ou à une plage de cellules ?

- Réponse :

Pour cela, il faut :

* sélectionner la cellule ou la plage de cellules concernée ;

* ouvrir le sous-menu « nom » du menu (insertion) ;

* valider sur la commande « définir... » ;

* dans la zone d’édition qui se présente, taper le nom souhaité ;

* avec Tab, aller valider sur le bouton « ok. »

12.35 Utiliser les références d’une cellule d’une feuille de calcul dans une formule située dans une cellule d’une autre feuille.

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- Question :

Si dans la feuille 1 je donne un nom à une cellule (TOTO par exemple) et que je veux l'utiliser dans une formule de la feuille 2 (par exemple =C9+Feuil1!TOTO ou Classeur1!TOTO), la validation ne me permet pas de confirmer cette formule mais ouvre une boite de dialogue de mise à jour de documents. Cette formule marche sans Jaws.

Si quelqu'un a rencontré ce problème et l’a résolu ou a une idée pour le résoudre, il sera le bienvenu.

- Réponse 1 :

Pour ce qui est du report du contenu d'une cellule de la feuille 1 afin qu'il puisse être pris en compte dans une formule de la feuille 2, j'ai repris votre nom « toto » que j'ai attribué à la cellule B2 de la feuille 1, dans laquelle j'ai entré une valeur numérique. Puis, dans la feuille 2, j'ai également entré une valeur dans la cellule C3. Ensuite, je me suis positionné dans la cellule A1 dans laquelle j'ai entré la formule suivante : =somme(feuil1!toto;C3)

J'ai obtenu la somme des cellules B2 de la feuille 1 et de la cellule C3 de la feuille 2 dans cette cellule A1 de la feuille 2.

Cela marche aussi avec la formule :

=somme(feuil1 !B2 ;C3)

- Réponse2 :

En reprenant ton exemple, tu peux taper dans la cellule A1 de la feuille 2 la formule suivante : =feuil1!B2+C3

12.36 Commentaire dans une cellule.

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- Question :

Comment fait-on pour insérer un commentaire dans une cellule et comment fait-on pour le lire ?

- Réponse 1 :

* On se place dans la cellule dans laquelle on veut insérer un commentaire.

* Alt, I, A exécute la commande “commentaire » du menu (insertion.) On tape l’intitulé du commentaire et on appuie deux fois sur Echap pour revenir dans le classeur.

* En revenant dans la cellule, Jaws annonce « contient un commentaire. »

* Alt, A, A execute la commande « commentaire » du menu (affichage. » Dans la liste proposée, on se place sur le nom de la cellule concernée.

* Maj+F2 permet de lire le commentaire inséré. Deux appuis sur Echap permettent de revenir dans le classeur.

- Réponse 2 :

Le raccourci Alt+Maj+ù permet de lire le commentaire contenu dans la cellule courante.