Accessibilité des fichiers Excel

Structurer simplement les données - supprimer les feuilles vides

Chaque feuille de calcul (onglet) ne doit comporter qu’une seule table de données.

S’il y a plusieurs feuilles, la première doit constituer un sommaire indiquant le contenu des autres feuilles (onglets) ; le cas échéant ce sommaire peut comporter des liens vers les diverses feuilles.

Au départ, un tableau Excel comporte souvent plusieurs feuilles vides, nommées Feuil1, Feuil2...

Avant diffusion, supprimer les feuilles qui ne contiennent aucune donnée.

 

Supprimer les lignes, colonnes et cellules vides

Les cellules, lignes et colonnes vides pourraient induire en erreur l'utilisateur d’un logiciel de lecture d'écran en lui faisant penser qu’il n’y a plus rien dans le tableau.

Les lignes vides sont celles pour lesquelles il existe une cellule non vide en dessous. Les colonnes vides sont celles pour lesquelles il existe une cellule non vide à droite.

Une cellule vide ne peut pas être supprimée ; il convient d’y inscrire une donnée comme zéro ou ND (pour non disponible).

 

Nommer les lignes, les colonnes, les tables et les feuilles

  • Mettre un titre à chaque ligne et à chaque colonne.
  • Nommer les tables ou régions de données.
  • Nommer les feuilles (remplacer Feuil1, Feuil2 par des noms explicites).

Éviter de fusionner les cellules

Rendre les graphiques accessibles

Pour être accessible, un graphique doit respecter les conditions suivantes :

  • être placé dans une feuille séparée, nommée de manière claire ;
  • comporter un texte de remplacement donnant la description du graphique.
 

Dans Excel 2010, pour un graphique, le texte de remplacement est saisi ainsi :

  • clic bouton droit sur le graphique ;
  • choisir Format de la zone de graphique ;
  • choisir Texte de remplacement.

Que le classeur Excel soit au format .xls ou .xlsx, la fenêtre de saisie se présente ainsi :

 

Fenêtre document Excel 2

 
 

On constate qu’il y a deux zones de saisie nommées respectivement « titre » et « description ». Certains lecteurs d'écran (JAWS par exemple) lisent correctement d’une part le titre, d’autre part la description. D’autres (NVDA par exemple) ne lisent que la description. En conséquence, il est nécessaire de renseigner systématiquement la zone description, comme dans l’image ci dessus.

 

Donner un texte de remplacement aux photos, cartes, diagrammes...

N’insérer de tels éléments que s’ils ont véritablement une utilité. Dans ce cas, leur donner une alternative textuelle (ou texte de remplacement) permettant à la personne déficiente visuelle de savoir ce que contient l’élément non textuel. Dans Excel 2010, pour une image, le texte de remplacement est saisi ainsi :

  • clic bouton droit sur l’image ;
  • choisir Format de l’image ;
  • choisir Texte de remplacement.
 

Que le classeur Excel soit au format .xls ou .xlsx, la fenêtre de saisie se présente ainsi :

 

Fenêtre document Excel

 

On constate qu’il y a deux zones de saisie nommées respectivement « titre » et « description ». Certains lecteurs d'écran (JAWS par exemple) lisent correctement d’une part le titre, d’autre part la description. D’autres (NVDA par exemple) ne lisent que la description. En conséquence, il est nécessaire de renseigner systématiquement la zone description, comme dans l’image ci dessus.

 

Utiliser correctement les couleurs et les contrastes

  • Utiliser des couleurs bien contrastées, en veillant notamment à ce qu’il y ait un contraste suffisant entre la couleur du texte et la couleur d’arrière-plan.
  • Éviter l'utilisation de la couleur seule pour donner ou faire ressortir une information (par exemple le fait qu’une valeur est négative ne doit pas être indiqué par le seul emploi de la couleur rouge – utiliser le signe moins).

Toujours sauvegarder avec le curseur positionné en A1

Pour toutes les feuilles, avant sauvegarde, le curseur doit être positionné en A1. S’il y a plusieurs feuilles, faire la sauvegarde sur la première.

Vérifier l'accessibilité

Pour un document enregistré au format .xlsx, il est possible, avec Excel 2010, de vérifier l’accessibilité. Il suffit de faire Fichier Informations-Vérifier la présence de problèmes-vérifier l’accessibilité. Un volet s’ouvre sur la droite et signale les problèmes d’accessibilité éventuellement rencontrés (par exemple l’absence de texte de remplacement pour une image).

 

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