Privilégier les documents numériques aux documents papier

Si un document papier peut être lu avec une loupe ou un téléagrandisseur par certaines personnes malvoyantes, ce même document papier est totalement inaccessible aux aveugles ainsi qu’à d’autres malvoyants. Un document numérique est donc, en règle générale, plus accessible aux personnes déficientes visuelles qu’un document papier. Si la transformation d’un document numérique accessible en document papier est facile, l’inverse n’est pas vrai.

Privilégier le format .doc ou .docx au format pdf

Même si les fichiers pdf texte peuvent être lus par des personnes déficientes visuelles, l’accessibilité sera toujours meilleure et plus facilement vérifiable avec des documents au format .doc ou .docx produits à l’aide du logiciel Word (ou d’un traitement de textes similaire). Il faut donc éviter les fichiers pdf, ou ne les fournir qu’en complément du fichier Word (ou autre format bureautique).

Structurer correctement les documents

• Hiérarchiser le texte à l’aide des titres en utilisant les styles « titre » : « titre 1 », « titre 2 » ... « titre 6 » et exclusivement ceux-ci, les autres n’étant pas reconnus par les lecteurs d’écran.
• Utiliser de vraies listes à puces ou à numéros.
• Ajouter un sommaire ou une table des matières dès que le document atteint quatre ou cinq pages : sous Windows, dans Word 2010, sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquer sur Table des matières, puis cliquer sur Insérer une table des matières... Des possibilités similaires existent avec des traitements de textes autres que Word 2010 et des systèmes d'exploitation autres que Windows (Mac OS par exemple). Ne pas hésiter à se reporter à l’aide des divers logiciels.

Donner un texte de remplacement aux photos, graphiques, diagrammes...

Cette alternative textuelle (ou texte de remplacement) permettra à la personne déficiente visuelle de savoir ce que contient l’élément non textuel. Dans Word 2010, pour une image, le texte de remplacement est saisi ainsi :

• clic bouton droit sur l’image ;
• choisir Format de l’image ;
• choisir Texte de remplacement.

Si le document est au format .docx, la fenêtre de saisie se présente ainsi :

On constate qu’il y a deux zones de saisie nommées respectivement « titre » et « description ». Certains lecteurs d'écran (JAWS par exemple) lisent correctement d’une part le titre, d’autre part la description. D’autres (NVDA par exemple) ne lisent que la description. En conséquence, il est nécessaire de renseigner systématiquement la zone description, comme dans l’image ci dessus.

Si le document est au format .doc, la fenêtre de saisie du texte de remplacement se présente différemment :

Les choses sont plus simples puisqu’il n’y a qu’une seule zone « texte de remplacement » qui doit obligatoirement être renseignée.

Utiliser des polices lisibles et une mise en forme adaptée

• Utiliser des polices lisibles et clairement dessinées (Arial ou Verdana par exemple).
• Proscrire les polices fantaisistes (   ).
• Retenir une taille minimum de 12 pour des documents sous forme numérique.
• Éviter les successions de mots écrits tout en majuscules.
• Pour des impressions papier à destination de personnes malvoyantes, choisir une taille minimum de 14.
• L’usage du gras est réservé aux titres ou à de rares passages sur lesquels on veut mettre l’accent.
• L’usage de l’italique est réservé aux cas prévus par les règles typographiques, par exemple pour les titres d’œuvres écrites ou artistiques, les revues, journaux et périodiques.
• Conserver les accents sur les lettres capitales (exemples : « À partir », « Émilie », « Île-de-France »...).

Utiliser des couleurs bien contrastées

• Les textes sont plus lisibles lorsqu’ils sont imprimés en noir et blanc.
• Utiliser des couleurs bien contrastées, en veillant notamment à ce qu’il y ait un contraste suffisant entre la couleur du texte et la couleur d’arrière-plan.
• Éviter l'utilisation de la couleur seule pour donner ou faire ressortir une information (par exemple le fait qu’une valeur est négative ne doit pas être indiqué par le seul emploi de la couleur rouge – utiliser le signe moins).

Utiliser les tableaux à bon escient

Les tableaux ne doivent jamais être utilisés pour répartir du texte en plusieurs colonnes. Pour résoudre un besoin de ce type il convient, dans Word 2010, d’utiliser la fonction Colonnes sous l’onglet Mise en page.

Dans les cas où un tableau de données s’avère la meilleure approche pour restituer l’information, afin que le tableau soit accessible ou tout simplement compréhensible, les règles suivantes sont à respecter :

• créer des tableaux uniformes pour permettre d’identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte ;
• donner un titre aux lignes et aux colonnes ;
• éviter d'imbriquer des tableaux les uns dans les autres et, à un degré moindre, de fusionner ou fractionner des cellules ;
• ne pas inclure de cellules vides ; si une donnée manque, la remplacer par une mention explicite ;
• ne pas utiliser des lignes blanches, ou des espaces pour aérer le tableau, mais créer l'espace requis, grâce aux fonctions de formatage ; l’utilisation des touches <Tab> et <Entrée> est à proscrire ;
• ne pas inclure d’illustrations au sein d’un tableau ;
• fournir une description générale ou d'ensemble du tableau sous forme d’alternative textuelle et de légende.

Donner aux liens des intitulés explicites

Même si ce n’est pas systématique, des documents texte peuvent contenir des liens soit internes au document, soit menant vers une page sur Internet.

Un intitulé explicite doit être prévu pour chaque lien. C’est-à-dire que la destination du lien doit être parfaitement compréhensible à la lecture du seul intitulé.

Les intitulés de liens suivants sont donc à éviter : « Lire la suite », « En savoir plus », « Cliquez ici »...

Ils sont par exemple à remplacer par « consulter les statuts de l'association » ou « voir la biographie de Maurice de La Sizeranne ».

Vérifier l'accessibilité

Pour un document enregistré au format .docx, il est possible, avec Word 2010, de vérifier l’accessibilité (cette possibilité n’existe pas avec le format .doc). Il suffit de faire Fichier Informations-Vérifier la présence de problèmes-vérifier l’accessibilité. Un volet s’ouvre sur la droite et signale les problèmes d’accessibilité éventuellement rencontrés (par exemple l’absence de texte de remplacement pour une image).