L’essentiel à savoir

Privilégier les documents numériques aux documents papier

Si un document papier peut être lu avec une loupe ou un téléagrandisseur par certaines personnes malvoyantes, ce même document papier est totalement inaccessible aux aveugles ainsi qu’à d’autres malvoyants. Un document numérique est donc plus accessible aux personnes déficientes visuelles qu’un document papier. Si la transformation d’un document numérique accessible en document papier est facile, l’inverse n’est pas vrai.

Privilégier le format .docx au format pdf 

Les fichiers pdf image ne sont pas accessibles. Les fichiers pdf texte sont souvent peu accessibles. Privilégier les fichiers Word (ou autre format bureautique). Pour Word, privilégier le format .docx produit à l’aide du logiciel Word ou de LibreOffice Writer.

Structurer correctement les documents 

• Hiérarchiser le texte à l’aide des titres en utilisant les styles « titre » : « titre », « titre 1 », « titre 2 » … « titre 6 » et exclusivement ceux-ci.
• Utiliser de vraies listes à puces ou à numéros.
• Ajouter un sommaire ou une table des matières (créé automatiquement par Word sur demande) dès que le document atteint quatre ou cinq pages.

Donner une alternative aux éléments non textuels (photos, graphiques, diagrammes…)

Cette alternative textuelle (ou texte de remplacement) permet à la personne déficiente visuelle de savoir ce que contient l’élément non textuel, par exemple « Logo association Valentin Haüy ».

Utiliser des polices lisibles

• Utiliser des polices lisibles et clairement dessinées (Arial ou Verdana par exemple).
• Proscrire les polices fantaisistes (exemple de police à éviter).

Utiliser des couleurs bien contrastées 

• Utiliser des couleurs bien contrastées, en veillant notamment à ce qu’il y ait un contraste suffisant entre la couleur du texte et la couleur d’arrière-plan.
• Éviter l'utilisation de la couleur seule pour donner ou faire ressortir une information (par exemple le fait qu’une valeur est négative ne doit pas être indiqué par le seul emploi de la couleur rouge – utiliser le signe moins).

Vérifier l’accessibilité

Certains logiciels (par exemple Word 2010, Excel 2010, Powerpoint 2010 ou les versions postérieures 2013, 2016 et 2019 ainsi que 365) disposent de fonctionnalités permettant de vérifier l’accessibilité des documents aux formats docx, xlsx, pptx. Ces outils de vérification de l’accessibilité sont à utiliser systématiquement avant diffusion d’un document.

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