Pour des documents texte, le format .doc ou .docx doit être préféré au format pdf dont l’accessibilité est moins bonne et difficile à vérifier.

La spécificité du format pdf est de conserver la mise en forme initiale d’un document quel que soit l’outil utilisé ensuite pour consulter ce document. Il est évident que cette caractéristique est d’un faible intérêt pour les personnes déficientes visuelles.

À l’exception de certains logiciels destinés à des professionnels de l’image ou de la communication qui créent directement des fichiers pdf, la plupart du temps, les fichiers pdf résultent de la conversion d’un fichier créé dans un autre format (.doc ou .docx par exemple). Pour combiner les avantages du pdf en termes de présentation et les préoccupations d’accessibilité pour les personnes déficientes visuelles, il faut donc fournir systématiquement le fichier bureautique d’origine et, en complément, le fichier pdf :

• avec le fichier bureautique d’origine, les personnes déficientes visuelles bénéficieront d’une accessibilité optimale (si les recommandations Documents texte ci-dessus ont été respectées) ;
• avec le pdf, les personnes voyantes bénéficieront de la présentation conforme à l’original.

À noter qu’un fichier pdf peut être modifié avec certains outils et qu’un fichier Word peut être protégé contre la modification. L’inaltérabilité du document n’est donc pas un argument en faveur du pdf.

À retenir : les fichiers pdf obtenus en numérisant un document papier à l’aide d’un scanner fournissent une image qui est totalement inaccessible (comme s’il s’agissait d’une photo). Même si l’on traite cette image à l’aide d’un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR), le texte obtenu restera d’une accessibilité médiocre.

Si le document bureautique d’origine (par exemple un document Word) a été créé en respectant les consignes relatives à l’accessibilité (usage des styles de titre, texte de remplacement pour les images...), le document pdf résultant aura une accessibilité correcte.

Si le document pdf est créé depuis un document Word, la navigation dans le document pdf sera facilitée par la présence de « signets ».

Pour créer un document pdf accessible avec des signets, procéder ainsi :

1- Choisir Fichier-Enregistrer sous et choisir le format pdf 

2- Cliquer sur Options et cocher les cases « Créer des signets à l’aide de », « Titres » et « Balises de structure de document pour l’accessibilité »